経費見積作成ルール

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イベントオーガナイザーがイベントを計画する際には、イベントに関連する経費が発生し、それらの経費の見積を記録することがよくあります。イベント管理者は、経費見積作成ルールを設定してオーガナイザーがアクションを実行したときにこの処理を自動化することができます。これにより、イベントの計画に必要な時間が短縮され、これらの経費に対する見積の作成におけるユーザのミスを最小限に抑えることができます。

経費見積作成ルールにはいくつかのタイプが存在しますが、これらはそれぞれ国およびイベントタイプごとに制御することができます:

• 食事見積
• 講演者移動見積
• 講演者宿泊見積
• AV 機器見積
• 固定費見積

例えば、Sarah Jones が数日間にわたって複数の講演者が登場するイベントをスケジューリングしたとします。Sarah はすべての講演者の移動情報、使用する機器、および参加者の食事を入力してから、見積の計算カスタムボタンを選択します。このボタンを選択すると、Sarah が記録した各経費タイプに設定されたイベントルールがトリガーされます。それぞれ適切に計算され、適切な予算に関連付けられた経費見積が自動的に作成されます。

これらのルールの詳しい例については、経費見積作成ルールの例をご覧ください。

イベントがオンラインで変更され、ルールがオフラインで実行された場合でも、ルールは実行されて経費見積レコードが作成されます。

経費見積作成ルールの有効化

経費見積作成ルールを有効化するには:

1. イベントビジネスルールが設定されていることを確認します。

2. 管理者に以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   EM_Business_Rule_vod	CRUD	Expense_Estimate_Meal_Rule_vod Expense_Estimate_Speaker_Travel_Rule_vod Expense_Estimate_Speaker_Lodging_Rule_vod Expense_Estimate_AV_Equipment_Rule_vod Expense_Estimate_Flat_Fee_Rule_vod	Expense_Type_vod Minimum_Travel_Distance_vod Maximum_Travel_Distance_vod Distance_Unit_Type_vod Rate_Type_vod AV_Equipment_vod Flat_Fee_Expense_vod Meal_Type_vod Speaker_Transportation_Method_vod Speaker_Lodging_Type_vod	編集
   EM_Business_Rule_Configuration_vod	CRUD	–	Cost_vod	編集
   EM_Event_vod	CRUD	–	AV_Equipment_vod Flat_Fee_Expense_vod Meal_Type_vod	編集
   EM_Event_Speaker_vod	CRUD	–	Speaker_Transportation_Method_vod Speaker_Travel_Distance_vod Speaker_Lodging_Type_vod Speaker_Lodging_Nights_vod Distance_Unit_Type_vod	編集
   EM_Expense_Estimate_vod	CRUD	–	Event_Business_Rule_vod Event_Business_Rule_Parameter_vod	編集

3. エンドユーザに以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   EM_Business_Rule_vod	R	Expense_Estimate_Meal_Rule_vod Expense_Estimate_Speaker_Travel_Rule_vod Expense_Estimate_Speaker_Lodging_Rule_vod Expense_Estimate_AV_Equipment_Rule_vod Expense_Estimate_Flat_Fee_Rule_vod	Expense_Type_vod Minimum_Travel_Distance_vod Maximum_Travel_Distance_vod Distance_Unit_Type_vod Rate_Type_vod AV_Equipment_vod Flat_Fee_Expense_vod Meal_Type_vod Speaker_Transportation_Method_vod Speaker_Lodging_Type_vod	参照
   EM_Business_Rule_Configuration_vod	R	該当なし	Cost_vod	参照
   EM_Event_vod	RU	非該当	AV_Equipment_vod Flat_Fee_Expense_vod Meal_Type_vod	編集
   EM_Event_Speaker_vod	RU	非該当	Speaker_Transportation_Method_vod Speaker_Travel_Distance_vod Speaker_Lodging_Type_vod Speaker_Lodging_Nights_vod Distance_Unit_Type_vod	編集
   EM_Expense_Estimate_vod	RU	非該当	Event_Business_Rule_vod Event_Business_Rule_Parameter_vod	編集

4. 設定したすべての EM_Event_vod および EM_Event_Speaker_vod フィールドを適切なページレイアウトに配置します。

   オーガナイザーは講演者移動距離を最初に表示する必要があるため、Veeva では EM_Event_Speaker_vod ページレイアウトの Speaker_Transportation_Method_vod フィールドの上に Speaker_Travel_Distance_vod フィールドを追加することが推奨されます: 複数通貨を使用する組織では、CurrencyIsoCode フィールドは適切なページレイアウトにも配置する必要があります。

経費見積作成ルールの作成

すべてのイベントルールは、イベントビジネスルールタブから作成されます。新規 EM_Event_Business_Rule_vod オブジェクトの選択されたレコードタイプによって、管理者が入力する必要があるフィールドが決まります:

1. イベントビジネスルールタブに進みます。

2. 適切なレコードタイプでイベントルールを新規作成します:

   • Expense_Estimate_Meal_Rule_vod
   • Expense_Estimate_Speaker_Travel_Rule_vod
   • Expense_Estimate_Speaker_Lodging_Rule_vod
   • Expense_Estimate_AV_Equipment_Rule_vod
   • Expense_Estimate_Flat_Fee_Rule_vod
3. 次へを選択します。

4. 以下のフィールドを入力します。

   • 名前

   • Expense_Type_vod – ルックアップフィールドを使用して適切な EM_Expense_Type_vod レコードを選択します。

     選択された経費見積が有効ではない、または別の EM_Expense_Type_vod レコードの子である場合には、経費見積は作成されません。

   • Run_Rule_Event_Action_vod – 適切なボタン名を入力します。イベントオーガナイザーがボタンを選択すると、ルールが実行されます。ボタン名は 1 つだけ入力し、以下のボタンは使用しないでください。
   • Attendee_Reconciliation_vod
   • Cancel_Event_vod
   • Generate_Invitations_vod
   • Generate_Sign_In_vod
   • Manage_Attendees_vod
   • Manage_Attendees_Hub_vod
   • Preview_Event_QR_Code_vod
   • Record_a_Call_vod
   • Reschedule_vod
   • Schedule_Engage_vod
   • Send_Email_vod
   • Start_Webinar_vod
   • Submit_to_Cvent_vod
   • View_Signatures_vod

5. 選択されたレコードタイプに基づいて、以下の追加フィールドを入力します:

   ルールレコードタイプ	追加フィールド	説明
   Expense_Estimate_Meal_Rule_vod	Meal_Type_vod	適用されるイベントの Meal_Type_vod 複数選択可の選択リストに追加される選択リストの値。
   Expense_Estimate_Speaker_Travel_Rule_vod	Speaker_Transportation_Method_vod	適用されるイベント講演者の Speaker_Transportation_Method_vod 選択リストに追加される選択リストの値。
   	Minimum_Travel_Distance_vod	このルールを満たすために必要な講演者の最低移動距離。
   	Maximum_Travel_Distance_vod	このルールを満たすために必要な講演者の最高移動距離。
   	Distance_Unit_Type_vod	キロメートルまたはマイルを選択します。
   Expense_Estimate_Speaker_Lodging_Rule_vod	Rate_Type_vod	見込みコストの計算方法を決定します。以下のいずれかの値を選択します: 日 イベント ディテールは、経費見積作成ルールの使用をご覧ください。
   	Speaker_Lodging_Type_vod	適用されるイベント講演者の Speaker_Lodging_Type_vod 選択リストに追加される選択リストの値。
   Expense_Estimate_AV_Equipment_Rule_vod	AV_Equipment_vod	適用されるイベントの AV_Equipment_vod 複数選択可の選択リストに追加される選択リストの値。
   	Rate_Type_vod	見込みコストの計算方法を決定します。以下のいずれかの値を選択します: 時間 日 イベント ディテールは、経費見積作成ルールの使用をご覧ください。
   Expense_Estimate_Flat_Fee_Rule_vod	Flat_Fee_Expense_vod	適用されるイベントの Flat_Fee_Expense_vod 複数選択可の選択リストに追加される選択リストの値。
   	Rate_Type_vod	見込みコストの計算方法を決定します。以下のいずれかの値を選択します: 時間 日 イベント ディテールは、経費見積作成ルールの使用をご覧ください。

   太字のフィールドは、イベントルールの検証に使用されるルール固有パラメータです。レコードの作成後は、これらのフィールドを編集できません。

6. 保存を選択します。

イベントルール設定の作成

イベントルールが作成されると、管理者はイベントルールに新規 EM_Business_Rule_Configuration_vod レコードを関連付けて、ルールを適用するイベントタイプ、国、および期間を決定します。

イベントルールを EM_Business_Rule_Configuration_vod レコードに関連付けるには、以下のフィールド値を持つ適切なビジネスルールのビジネスルール設定関連リストから EM_Business_Rule_Configuration_vod レコードを作成します:

• Event_Business_Rule_vod – 適切なイベントルールを自動的に入力します
• Event_Type_vod – イベントルールが適用される適切な EM_Event_vod レコードタイプを入力します
• Country_vod – 参照関係を使用して適切な Country_vod レコードを選択します
• Rule_Start_Date_vod
• Rule_End_Date_vod

• Cost_vod – 関連付けられている経費見積ルールの各インスタンスのコスト。見込みコストを計算する際に使用されます。

  例えば、時間レートタイプの AV 機器見積ルールでは、Cost_vod は 1 時間当たりの機器使用の見込みコストを表します。

• Currency_vod – 選択リストを使用して適切な通貨を選択します。多通貨が有効になっている組織のみで必要です。

Event_Type_vod、Event_Business_Rule_vod、および Country_vod の組み合わせごとに有効なビジネスルール設定は 1 つのみです。

経費見積作成ルールの使用

• iPad
• ブラウザ

イベントオーガナイザーは、EM_Event_vod および EM_Event_Speaker_vod ページレイアウトのフィールドとイベントルールを組み合わせて使用することにより、自動的に経費見積を生成することができます。これらにフィールドは、選択リストとしてイベントオーガナイザーに表示されます。これらの選択リストに表示される値は、適切なレコードタイプの有効なイベントルールの国およびイベントタイプに一致するイベントによって異なります:

• Meal_Type_vod – Expense_Estimate_Meal_Rule_vod タイプのイベントルールに使用されます
• AV_Equipment_vod – Expense_Estimate_AV_Equipment_Rule_vod タイプのイベントルールに使用されます
• Flat_Fee_Expense_vod – Expense_Estimate_Flat_Fee_Rule_vod タイプのイベントルールに使用されます

講演者に関連する経費については、イベントオーガナイザーが適切な EM_Event_Speaker_vod レコードの以下のフィールドを入力することができます:

• Speaker_Travel_Distance_vod – イベントによる講演者の移動距離を記録するために使用されます
• Speaker_Transportation_Method_vod – Expense_Estimate_Speaker_Travel_Rule_vod タイプのイベントルールで使用される選択リスト。この選択リストの値は、Speaker_Travel_Distance_vod フィールドがイベントルールの範囲内の場合に有効なイベントルールによって決定されます
• Speaker_Lodging_Type_vod – Expense_Estimate_Speaker_Lodging_Rule_vod タイプのイベントルールで使用される選択リスト。この選択リストの値は、イベントタイプと国が一致する有効なイベントルールによって異なります。
• Speaker_Lodging_Nights_vod – イベントに日数に基づいて自動的に入力されます

適切なすべてのフィールドを入力すると、イベントオーガナイザーがイベントルールの Run_Rule_Event_Action_vod フィールドに対応するボタンを選択したときにイベントルールが実行されます。

ルールから作成された経費見積

経費見積作成ルールが実行されると、以下の値を持つ EM_Expense_Estimate_vod レコードが作成されます:

• イベント – 対応する EM_Event_vod レコードを参照します

• 見積 – 対応する EM_Business_Rule_Configuration_vod レコードの Cost_vod フィールドを使用して、各レコードタイプに基づいて合計見積額を計算します:

  ルールレコードタイプ	計算ロジック
  Expense_Estimate_Meal_Rule_vod	対応するイベントの Estimated_Attendance_vod フィールドも使用します: Estimated_Attendance_vod * Cost_vod イベントオーガナイザーが複数の食事タイプを選択した場合、各食事タイプは個別に計算されます。
  Expense_Estimate_Speaker_Travel_Rule_vod	Cost_vod
  Expense_Estimate_Speaker_Lodging_Rule_vod	適切なイベント講演者の Speaker_Lodging_Nights_vod フィールドも使用します。 イベントルールの Rate_Type_vod = 日の場合: Cost_vod * Speaker_Lodging_Nights_vod イベントルールの Rate_Type_vod = イベントの場合: Cost_vod
  Expense_Estimate_AV_Equipment_Rule_vod	イベントルールの Rate_Type_vod = 時間の場合: Cost_vod * イベントの時間数 イベントルールの Rate_Type_vod = 日の場合: Cost_vod * イベントの宿泊数 イベントルールの Rate_Type_vod = イベントの場合 Cost_vod イベントオーガナイザーが複数の AV 機器タイプを選択した場合、各タイプは個別に計算されます。
  Expense_Estimate_Flat_Fee_Rule_vod	イベントルールの Rate_Type_vod = 時間の場合: Cost_vod * イベントの時間数 イベントルールの Rate_Type_vod = 日の場合: Cost_vod * イベントの宿泊数 イベントルールの Rate_Type_vod = イベントの場合 Cost_vod イベントオーガナイザーが複数の固定費タイプを選択した場合、各タイプは個別に計算されます。

• 経費タイプ – レコードの作成に使用されるイベントルールの Expense_Type_vod フィールドの値

  同じ経費タイプで複数の経費見積が作成された場合、最初に作成された経費見積レコードに基づいてロールアップが計算されます。このレコードは経費ラインレコードにリンク付けされます。

• EM ビジネスルール – レコードの作成に使用されるイベントルールを参照します
• EM ビジネスルールパラメータ – レコードの作成に使用されるイベントビジネスルールのルール固有パラメータを表示します

• イベント予算 – レコードの EM_Event_vod フィールドに関連付けられている、対応する EM_Event_Budget_vod レコードを参照します

  イベントに複数の予算が関連付けられている場合、このフィールドは CreatedDate フィールドに基づいて一番早く関連付けられた予算がデフォルトになります。関連付けられている予算がない場合は、このフィールドは空白のままになります。

経費見積作成ルールが削除された場合、対応する選択リストオプションはエンドユーザに表示されなくなりますが、ルールによって作成された EM_Expense_Estimate_vod レコードは削除されません。

経費見積作成ルールの例

例: 講演者移動見積

イベント管理者は、講演者が自動車で移動する場合の見込みコストを自動的に計算するイベントルールを作成したいと考えています。

1. イベントビジネスルールタブに進みます。

2. 以下のプロパティで EM_Business_Rule_vod レコードを作成します:

   プロパティ	入力値
   レコードタイプ	Expense_Estimate_Speaker_Travel_Rule_vod
   Rule_Name_vod	自動車の場合の見積
   Expense_Type_vod	対応する EM_Expense_Type_vod レコード
   Run_Rule_Event_Action_vod	このルール専用に作成されたカスタムボタン: Estimate_Expenses__c
   Speaker_Transportation_Method_vod	自動車
   Minimum_Travel_Distance_vod	20
   Maximum_Travel_Distance_vod	120
   Distance_Unit_Type_vod	マイル

3. イベントルールのイベントビジネスルール設定関連リストから新規ボタンを選択します。

4. 以下のフィールド値を入力します:

   フィールド	入力値
   Event_Business_Rule_vod	自動車の場合の見積
   Event_Type_vod	Speaker_Program_vod
   Country_vod	米国
   Rule_Start_Date_vod	2020 年 1 月 1 日
   Rule_End_Date_vod	2025 年 12 月 31 日
   Cost_vod	350.00

   イベント管理者の組織は単一通貨(USD) を使用しているため、Currency_vod フィールドは表示しません。

Sarah Jones は、講演者に Ackerman 医師を招く講演者プログラムを企画しています。Ackerman 医師はイベント会場から 60 マイル離れた場所に住んでおり、会場まで自動車で移動します。Sarah は、Ackerman 医師の EM_Event_Speaker_vod レコードの Speaker_Travel_Distance_vod フィールドにこの距離を記録します。

EM_Event_Speaker_vod レコードの Speaker_Transportation_Method_vod 選択リストも選択します。このイベントは講演者プログラムで、移動距離がイベントルールの自動車の場合の見積の範囲内であるため、選択リストは可能な 1 つの値: 自動車としてレンダリングします。Sarah は自動車を選択して、講演者レコードを保存します。

Sarah がイベントの計画を完了した後、イベントから経費見積ボタンをクリックします。以下のプロパティで EM_Expense_Estimate_vod レコードが自動的に作成されます:

Estimate_vod = Cost_vod = 350.00

AV 見積の例

例えば、イベント管理者は、以下のような AV 機器をレンタルする見込みコストを自動的に計算するイベントルールを作成したいと考えています。

• マイク
• プロジェクタ
• ビデオカメラ

1. イベントビジネスルールタブに進みます。

2. 以下のプロパティで 3 つの EM_Business_Rule_vod レコードを作成します:

   プロパティ	マイクレコード	プロジェクタレコード	ビデオカメラレコード
   レコードタイプ	Expense_Estimate_AV_Equipment_Rule_vod
   Rule_Name_vod	マイクコストの見積	プロジェクタの見積	ビデオカメラの見積
   Expense_Type_vod	対応する EM_Expense_Type_vod レコード
   Run_Rule_Event_Action_vod	カスタムボタン: Estimate_Expenses__c
   AV_Equipment_vod	マイク	プロジェクタ	ビデオカメラ
   Rate_Type_vod	日	時間	イベント

3. イベントルールのイベントビジネスルール設定関連リストから新規ボタンを選択します。

4. 以下のフィールド値を含む、3 つの新しいイベントビジネスルール設定を作成します。

   フィールド	マイクレコード	プロジェクタレコード	ビデオカメラレコード
   Event_Business_Rule_vod	マイクコストの見積	プロジェクタの見積	ビデオカメラの見積
   Event_Type_vod	Congress_vod
   Country_vod	フランス
   Rule_Start_Date_vod	2020 年 1 月 1 日
   Rule_End_Date_vod	2025 年 12 月 31 日
   Cost_vod	100.00	20.50	300.00
   Currency_vod	ユーロ

Sarah Jones は、フランスで 2 日間にわたる会議イベントを計画しています。AV_Equipment_vod 複数選択可の選択リストに進みます。このイベントはフランスでの会議イベントで、イベントルールの期間内であるため、3 つのオプションが利用可能です。

• マイク
• プロジェクタ
• ビデオカメラ

Sarah は 3 つすべてのオプションを選択して、[経費見積] ボタンを選択します。これにより 3 つの EM_Expense_Estimate_vod レコードが作成されます。

Estimate_vod = Cost_vod *

イベント日数

Estimate_vod = 100.00 * 2 = 200.00

Estimate_vod =

Cost_vod * (イベント終了時間 -

2 日間のイベント開始時間)

Estimate_vod = 20.50 * 16 = 328.00

Estimate_vod = Cost_vod

Estimate_vod = 300.00

例: 講演者宿泊見積

例えば、イベント管理者は、イベント講演者の 2 泊分の宿泊費を自動的に計算するイベントルールを作成したいと考えています。

1. イベントビジネスルールタブに進みます。

2. 以下のプロパティで EM_Business_Rule_vod レコードを作成します:

   プロパティ	入力値
   レコードタイプ	Expense_Estimate_Speaker_Lodging_Rule_vod
   Rule_Name_vod	講演者宿泊見積
   Expense_Type_vod	対応する EM_Expense_Type_vod レコード
   Run_Rule_Event_Action_vod	カスタムボタン: Estimate_Expenses__c
   Rate_Type_vod	日
   Speaker_Lodging_Type_vod	ホテル

3. イベントルールのイベントビジネスルール設定関連リストから新規ボタンを選択します。

4. 以下のフィールド値を入力します:

   フィールド	入力値
   Event_Business_Rule_vod	講演者宿泊見積
   Event_Type_vod	Speaker_Program_vod
   Country_vod	米国
   Rule_Start_Date_vod	2020 年 1 月 1 日
   Rule_End_Date_vod	2025 年 12 月 31 日
   Cost_vod	150.00

   イベント管理者の組織は単一通貨(USD) を使用しているため、Currency_vod フィールドは表示しません。

Sarah Jones は、講演者に Ackerman 医師を招く講演者プログラムを企画しています。イベントは 2 日間にわたって行われるため、Ackerman 医師に関連付けられた EM_Event_Speaker_vod レコードの Speaker_Lodging_Nights_vod フィールドが値「2」で自動入力されます。

Sarah は、Ackerman 医師の　EM_Event_Speaker_vod レコードで Speaker_Lodging_Type_vod 選択リストを選択します。イベントは米国の講演者プログラムで、イベントルールの講演者宿泊見積の期間内であるため、選択リストは 1 つの値: ホテルでレンダリングします。Sarah がホテルを選択します

Sarah がイベントの計画を完了した後、イベントから経費見積ボタンをクリックします。以下のプロパティで EM_Expense_Estimate_vod レコードが自動的に作成されます:

Estimate_vod = Cost_vod * イベントの泊数

Estimate_vod = 150.00 * 2 = 300.00

経費見積作成ルールでのイベント形式とロケーションタイプの使用

管理者は、以下のタイプのイベント経費見積作成ルールを、特定のイベント形式またはロケーションタイプのみ適用するように設定することができ、イベントを計画する際の効率とコンプライアンスの両方を向上させることができます。

• 食事見積

ビジネスルールをより具体的にすることで、管理者は冗長なビジネスルールの作成を避けることができます。

詳細は イベントビジネスルールでのイベント形式とロケーションタイプの使用 を参照してください。